如何邀请外部用户参加 Microsoft Teams 会议
第一次邀请组织外部的人员参加 Microsoft Teams 会议可能会让人感到困惑。您可能想知道外部参与者如何加入、他们获得什么访问权限，或者如何确保您的会议保持安全。
Teams 提供了多种邀请外部用户的方法，但每个选项的工作方式都不同，具体取决于您的设置和该人员所拥有的帐户类型。
快速浏览一下我们将介绍的内容：
- 谁算作外部用户
- 如何使用不同的方式邀请外部嘉宾
- 当组织外部的用户进入大厅时会发生什么
- 如何调整会议选项和权限
- 如何在外部会议期间使用 Tactiq 获取实时笔录和笔记
当您了解 Teams 支持的不同类型的外部参与者时，邀请组织外部的人员效果最佳。
每个组以不同的方式加入您的会议，他们的访问权限取决于您组织的设置。这有助于您的 IT 管理员在您仍与客户、合作伙伴和其他外部与会者会面时确保会议安全。
外部用户类型
Microsoft Teams 识别外部用户的三个主要类别：
- 访客访问用户
- 使用访客帐户添加到您的目录
- 使用他们的外部电子邮件地址加入
- 会议中显示“（来宾）”
- 可以像内部参与者一样参与，具体取决于权限
- 外部访问用户
- 来自受信任的 Microsoft 365 组织
- 两个组织都必须允许外部访问
- 加入时显示“（外部）”
- 被视为经过验证的外部与会者
- 匿名参与者
- 未登录或无法验证
- 可能没有 Microsoft 帐户
- 显示“（未验证）”
- 根据您组织的合规性要求允许或阻止
💡专业提示：当外部来宾加入您的 Teams 会议时，您无法同时做笔记和进行对话。尝试使用 Tactiq 捕获实时记录并自动将其转换为可共享的摘要。
如何邀请外部用户参加 Microsoft Teams 会议（分步指南）
有多种方法可以将外部参与者引入 Teams 会议。您选择的方法取决于您需要邀请他们的速度以及您想要在电子邮件邀请中包含的信息量。
所有选项都与访客、外部访问用户和匿名参与者兼容，只要您的组织允许他们加入。
方法 1：安排会议并添加电子邮件地址
这是邀请外部用户的最常见方法。您可以从 Teams 日历或 Outlook 日历安排新会议，并直接添加来宾的电子邮件地址。
从团队日历中：
1. 打开团队并前往日历。
团队日历选项卡
2. 单击新的在右上角 创建一个新会议。
3. 输入会议标题、日期和时间。
4. 在邀请与会者字段中，输入外部电子邮件地址。如果需要，添加内部参与者。
在 Teams 桌面上邀请与会者
5. 启用团队会议切换。
6. 查看详细信息并选择发送。
7. 受邀用户将收到会议链接，并可以通过电子邮件加入会议。
从 Outlook 日历：
1. 打开前景并前往日历。
2. 双击选择一个日期。
3. 在邀请与会者字段中，输入外部用户的电子邮件并添加其他与会者。
从 Outlook 邀请与会者
4. 设置日期、时间和详细信息。
5. 启用团队会议切换。
6. 选择发送与所有受邀用户共享会议。
方法二：分享会议链接
如果您已创建会议，则可以复制会议链接并与组织外部的人员共享。您还可以在活动会议期间添加用户。
1. 打开团队并前往日历选项卡。
2. 右键单击已安排的会议。
3. 选择复制会议链接。
共享 Teams 会议链接
4. 通过电子邮件或聊天分享链接。
5. 外部与会者可以使用链接直接加入会议。
如何在团队会议期间管理外部用户
一旦外部客人加入，您可能想要控制他们如何进入房间、他们可以做什么以及他们如何参与。 Microsoft Teams 提供了多种工具来管理访问、权限和会议大厅，以便您可以保持对话安全且井井有条。
了解大堂
MS 团队大厅
大厅充当外部与会者加入会议之前的等候区。您的设置决定了谁等待以及谁立即进入。
- 嘉宾可能会在大厅等待，具体取决于您的默认配置。
- 来自受信任的 Microsoft 365 组织的人员如果允许外部访问，通常可以绕过大厅。
- 匿名参与者几乎总是在大厅等待，除非您的设置允许他们直接加入。
- 拨入用户除非您更改设置，否则请在大厅等待。
会议组织者或演示者可以承认,否定， 或者消除随时参加。当会议涉及组织外部人员时，这有助于维护安全。
设置会议选项
会议组织者可以在会议之前或会议期间调整权限和大厅行为。
关键设置包括：
- 谁可以绕过大厅：选择是否每个人、只有组织中的人员、受信任的组织或访客可以跳过大厅。
- 演示者与与会者的控制：限制共享内容、管理聊天或接纳其他人等操作，以保持外部会议的有序性。
- 允许或阻止匿名参与者：如果合规性要求严格，您的 IT 管理员可能会完全禁用匿名访问。在这种情况下，未经验证的用户将被阻止加入。
外部用户可以做什么和不能做什么
与组织中的用户相比，外部参与者获得一组不同的权限。他们可以访问的内容取决于你的 Teams 设置、会议选项以及加入会议的外部与会者的类型。您共享的表格有助于阐明外部访问用户和访客之间的差异。以下是每个小组可以做什么的简化版本。
外部用户可以做什么
- 聊天与另一个组织的人员
- 称呼另一个组织中的某人
- 加入会议来自电子邮件邀请或会议链接
- 查看空房情况会议中某人（在场）
- 使用@提及会议聊天期间（外部访问用户可能需要特定权限）
- 堵塞如果需要的话，另一个组织中的某人
- 参加在音频、视频和屏幕共享讨论中
- 查看共享文件会议期间（来宾比外部访问用户拥有更广泛的文件访问权限）
外部用户不能做什么
- 访问内部文件或频道会议之外
- 使用搜索查找组织中的人员（来宾不能，某些外部访问用户可以）
- 查看外出消息来自另一个组织的人员（外部访问用户不能，访客可以）
- 共享文件作为外部访问用户（访客可以，但这取决于管理员设置）
- 允许其他人参加会议或更改会议选项
- 绕过大厅，取决于您的合规性和大厅设置
- 查看敏感内容如果会议使用受限共享或敏感度标签
这些限制有助于保护组织的数据，同时仍允许来宾和外部访问用户在加入时充分参与 Teams 会议。
常见问题故障排除
外部会议可能会遇到一些问题，尤其是当组织外部的人员尝试加入时。以下是解决最常见情况的方法。
外部用户无法加入会议
当参与者未经验证或不满足组织的访问要求时，通常会发生这种情况。
- 检查是否允许匿名参与者。
- 确保客人的电子邮件地址已正确添加到邀请中。
- 请他们尝试从最新版本的 Teams 或支持的浏览器加入。
- 确认您的 IT 管理员没有限制组织者的外部访问。
匿名访问已禁用
如果关闭匿名访问，任何未使用 Microsoft 帐户登录或没有经过验证的外部访问的人都将被阻止。
- 要求用户在加入会议之前登录。
- 或者，如果您的合规性要求允许，请让管理员启用匿名访问。
浏览器兼容性问题
某些浏览器会阻止弹出窗口、cookie 或设备权限，从而阻止外部参与者加入。
- 请他们尝试 Microsoft Edge 或 Google Chrome。
- 确保他们允许浏览器使用他们的摄像头、麦克风和 cookie。
- 如果加入页面卡住，请要求他们在新窗口中打开会议链接。
外部用户的功能有限
外部与会者可能会注意到缺少某些选项，例如文件访问、搜索或渠道工具。
这通常意味着：
- 他们以匿名参与者而非嘉宾的身份加入。
- 组织者限制了某些功能。
- 他们的组织阻碍了外部协作。
如果您的来宾显示为“未经验证”，则他们登录的帐户可能与添加到您的 Teams 客户端的帐户不同。这种不匹配会阻止 Teams 授予正确的权限。
建议阅读：如何发送 Google Meet 邀请
如何使用 Taactiq 与外部用户举行会议
塔克提克
当您与组织外部的人员主持会议时，做笔记可能会感觉更具挑战性。外部客人可能会迟到，连接问题可能会中断流程，并且重要的细节可能会被忽略。
Tactiq 通过捕获实时记录并将其转化为可与团队共享的有用摘要，帮助您使一切井井有条。
Taactiq 可与 Microsoft Teams、Zoom 和 Google Meet 配合使用，因此您可以在所有会议中使用相同的工作流程。
借助 Taactiq，您可以：
- 捕获实时文字记录：实时查看每条评论，包括外部与会者。
- 创建 AI 摘要：将文字记录转化为快速回顾、行动项目或后续消息。
- 使用会议套件和 AI 提示：构建可重复使用的客户端更新、项目说明和文档提示。
- 翻译或重新利用内容：为无法参加会议的人员生成摘要或翻译。
- 上传音频或视频文件：从外部用户发送给您的录音中获取文字记录和摘要。
- 将成绩单发送到 Google 云端硬盘：使用 AI 工作流程自动保存内部参与者的笔记。
尝试免费的 Taactiq Chrome 扩展程序 为您的下一次 Teams 通话获取即时记录和更智能的协作会议记录。
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让外部参与者充满信心地参加团队会议
邀请组织外部的人员不一定很复杂。
一旦您了解了不同类型的外部用户、大厅设置的工作原理以及每种参与者类型收到的权限，管理外部会议就会变得更加容易。
您可以安排会议、共享链接或当场添加人员，并调整权限以满足组织的安全需求。
借助 Tactiq 等支持对话的工具，您还可以清晰记录所说内容、同意内容和决定。无论谁参加会议。
有关如何邀请外部用户参加 Microsoft Teams 会议的常见问题解答
如何邀请外部用户参加 Microsoft Teams 会议？
您可以在安排新会议时添加他们的外部电子邮件地址或与他们共享会议链接。
外部用户可以在没有帐户的情况下加入 Teams 会议吗？
是的。如果您的组织允许匿名访问，他们可以作为匿名参与者加入。如果它被禁用，他们必须使用 Microsoft 帐户登录。
Teams 中的来宾访问和外部访问有什么区别？
来宾访问使用来宾帐户将某人添加到您的目录中，而外部访问则允许来自受信任的 Microsoft 365 组织的经过验证的用户加入。
外部参与者是否需要 Microsoft 帐户才能加入 Teams？
不可以。他们可以作为匿名参与者加入，除非该设置被阻止。如果他们显示“未经验证”，则他们可能使用其他帐户登录。
如何在 Microsoft Teams 中启用访客访问？
您的 IT 管理员必须在 Teams 管理中心启用来宾访问权限。启用后，您可以通过将来宾的电子邮件添加到您的会议或目录来邀请他们。
