如何在 Microsoft Teams 上使用协作会议笔记（完整指南）

会议进展很快。做出决定、分享想法、分发任务，有时没有太多时间暂停。如果没有明确的团队一起记笔记的方法，您可能会失去背景或错过接下来的内容。

这就是 Microsoft Teams 引入协作会议记录的原因。在本指南中，您将了解该功能的工作原理、如何开始使用它以及如何使用 AI 工具进行构建。我们还将分享一个您可以复制的模板和提示，以使记笔记对您的团队更有用。

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Microsoft Teams 中的协作会议笔记功能

Microsoft Teams 中的协作会议记录为参与者提供了一个地方来编写议程、一起记笔记和跟踪后续任务。一切都与会议相关，因此通话结束后来回的情况会减少。

主要特点包括：

• 共享议程，可在会议前和会议期间编辑
• 共同撰写的笔记，会议中的任何人都可以更新
• 与 Microsoft Planner 和待办事项同步的任务
• 连接到 Teams 日历会议详细信息的注释

此功能包含在 Microsoft 365 中。无需额外费用或附加组件。但也有限制。如果会议是从共享邮箱创建的，或者包含外部和来宾参与者，则注释功能将不可用。本地 Exchange 服务器设置也不支持它。

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如何开始使用协作会议笔记

您无需安装任何内容即可在 Microsoft Teams 中使用协作笔记。以下是如何打开它、在通话期间做笔记以及在会议结束后继续处理它们。

打开笔记

要在会议前启用协作笔记：

1. 前往团队日历。
2. 双击您安排的会议。
3. 点击添加会议记录注释图标旁边。您可以立即开始编辑。添加议程、记下要点或分配早期行动项目。

如何使用协作会议记录

注意：您无法将协作注释添加到从共享邮箱创建的会议中，或者如果会议包含外部和来宾参与者。

会议期间如何做笔记

会议开始后，您可以直接从会议窗口打开笔记：

1. 如果看不到“注释”窗口，请单击笔记在顶部栏中。

会议期间如何做笔记

2. 您将看到议程（如果之前添加了议程）和一个记笔记的空间。
3. 所有参与者都可以实时共同编辑笔记。
4. 您可以@提及某人来分配任务。他们会在“待办事项”和“计划器”应用程序中看到它。

会后如何与他人协作

会议结束后，您可以继续处理笔记：

• 要访问会议记录，请返回日历并打开同一会议。
• 在“注释”图标旁边，您将看到协作注释。
• 添加更新、扩展关键点或检查已完成的后续任务。
• 笔记仍然链接到原始会议，因此您始终了解上下文。

协作笔记也会显示在 Teams 聊天和群聊中，将所有内容联系在一起。这是一种让每个人都保持在同一页面上的简单方法，而无需每次都创建新文档。

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如何使用 Taactiq 与您的团队一起做笔记

如何使用 Taactiq 与您的团队一起做笔记

Microsoft Teams 为您提供了协作空间，但有时您需要更多，例如完整的文字记录、AI 摘要或将笔记直接发送到项目工具的方法。像 Tactiq 这样的工具可以作为 Microsoft Teams 的 AI 笔记记录器来捕获和组织对话中的所有内容。

以下是如何使用 Taactiq：

1.安装Tactiq

安装 Taactiq Chrome 扩展程序。安装后，在“集成”下连接 Microsoft Teams。您会在通话过程中看到实时文字记录，因此您可以专注于对话，而不是写下所有内容。

2. 获取完整的成绩单和摘要

Taactiq 捕获所说的所有内容并将其转化为可搜索的记录。会议结束后，它还会生成摘要，突出显示行动项目，并提出关键主题。当您需要审查决策或跟进与会者时，这尤其有用。

3.与项目管理系统工具共享

将笔记共享到项目管理工具

文字记录和摘要准备好后，您可以将它们直接发送到您的团队已使用的工具。

如何在 Notion 中分享

在 Taactiq 中单击“共享”并选择 Notion。您可以将成绩单、摘要和所有分配的任务直接发送到团队的工作区中，非常适合在项目文档旁边跟踪注释。

如何在 Confluence 中共享

使用 Confluence 记录您的工作？您可以将会议记录和 AI 摘要从 Tactiq 发送到工作区中的任何页面。只需单击共享，连接您的帐户，选择您的空间和页面，然后在您的团队需要的地方发布笔记。

如何在 Google 云端硬盘中共享

需要一个共享文件夹来存放过去的会议吗？选择 Google Drive 自动导出您的成绩单和摘要。您可以按项目、团队或客户来组织一切。

Tactiq 非常适合 MS Teams 的人工智能笔记，特别是当您需要超出共享文档范围的详细笔记时。对于使用 Teams 探索 AI 笔记或尝试使用 ChatGPT for MS Teams 等工具的团队来说，这也是一个不错的选择。

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如何创建协作会议笔记模板

拥有可重复且易于复制的结构可以更轻松地编写、阅读和查阅会议记录。以下是一个简单的模板，您可以复制并适应您团队的需求。

会议标题

日期和时间

会议组织者:

会议参加者:

会议议程和讨论

话题：添加议程项目

细节：写一个简短的描述

笔记：为讨论点留出空间

协作与结构

共享笔记

在会议期间使用这个空间写下团队的关键想法、更新和决定。

分配的任务

• 任务 1 – @Person – 截止日期
• 任务 2 – @Person – 截止日期

附加功能（可选）

• 共享文档或演示文稿的链接
• 要点总结
• 后续任务和期限

您可以将此模板直接粘贴到 Microsoft Teams、Notion 或团队文档所在的任何位置。

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高效协作记笔记的技巧

当您的团队知道期望什么和做什么时，开放式协作笔记效果最好。这些技巧将帮助您创建人们实际阅读、编辑和跟进的笔记。

指定记录员

虽然协作意味着每个人都可以做出贡献，但由一个人负责启动事情会有所帮助。此人可以启动议程、格式化页面并开始记录讨论点。您可以根据会议主题轮换或分配角色。

推荐阅读：ChatGPT for MS Team：如何生成会议记录

提示：如果您是会议组织者，请在发送会议邀请时选择记笔记者，以便他们提前做好准备。

格式一致

每次会议都使用相同的结构。从日期和主题开始，清楚地列出议程项目，并为笔记和后续任务留出空间。这为每个人提供了熟悉的布局，并减少了混乱，特别是在重复的渠道会议中。

共享编辑

鼓励每个人做出贡献，而不仅仅是记笔记的人。在会议期间，有人可能会澄清观点、添加背景信息或记录后续内容。 Microsoft 的循环组件使 Teams 中的此操作变得简单，允许在会议记录或 Teams 聊天中存在可编辑的文本块。

当您的团队将笔记视为共同责任时，您将获得最佳结果。

明确行动项目

像“讨论过的营销计划”这样的模糊注释在以后并没有多大帮助。具体一点。决定了什么？谁负责？什么时候到期？

例如：

• 最终确定第三季度活动大纲 – @Morgan – 周五截止
• 在下周二之前与设计团队分享草稿 – @Chris

直接在笔记中跟踪后续任务，然后将它们同步到 Microsoft Planner 或其他工具，确保您不会错过任何重要的事情。

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常见问题解答

什么是协作笔记？

协作笔记是链接到 Microsoft Teams 会议的共享文档。每个人都可以编辑它们以添加议程、记笔记和分配任务。

如何设置协作笔记？

打开 Teams 日历，单击会议，然后找到底部的“注释”图标。您可以在会议开始前开始编辑议程或笔记。

为什么我无法访问 Teams 中的协作会议记录？

如果会议是从共享邮箱创建的或包含访客参与者，您可能看不到该功能。它也不适用于本地 Exchange 服务器用户。

还有哪些其他工具可用于协作会议记录？

Taactiq 是一个不错的选择。它为您提供文字记录、人工智能摘要，并允许您将会议记录发送到 Notion 和 Google Drive 等工具。它适用于虚拟会议和团队聊天。

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总结

Microsoft Teams 中的协作会议记录让您可以更轻松地保持专注、记录决策和跟进，而不会错过任何步骤。当与清晰的结构和 Taactiq 等工具配合使用时，您的团队可以更快地从会议转向行动，而无需重写已经说过的内容。

如果您尚未尝试过，请为下一次 Teams 会议添加议程。使用笔记空间来指导对话并从那里开始构建。您的团队使用它的次数越多，在同一页面上工作就越自然。