掌握您的收件箱：如何使用 ChatGPT 处理电子邮件
电子邮件已成为我们职业生活的基石。实际上，根据麦肯锡的说法，“专业人士平均每天花费 28% 的时间阅读和回复电子邮件。”
精心制作完美的信息，无论是向潜在客户推销还是向团队更新项目，通常会消耗大量时间并引发焦虑。担心沟通不畅、给人留下不好的印象，或者只是被过多的收件箱淹没，这可能会让人望而生畏。
值得庆幸的是，技术以人工智能工具的形式为我们提供了盟友，例如聊天GPT。这些工具提供了一种更高效、更轻松的电子邮件管理途径。通过人工智能，我们可以简化电子邮件通信，使其更加有效，同时减轻精神负担。如需其他资源，请查看以下相关文章：前 20 名 AI 工作流程自动化工具（带信息图表）,20 强人工智能会议工具（带信息图表）， 和克劳德有什么用？
对于跨时区处理任务和通信的远程专业人员来说，ChatGPT 可能是一个很好的解决方案。方法如下：
- 起草：如果您想撰写复杂的项目提案或对团队进行简单的更新，ChatGPT 可以帮助您快速有效地起草电子邮件。
- 编辑：需要第二次查看您的电子邮件吗？ ChatGPT 可以帮助您编辑清晰度和语气。
- 构思：不知道如何表达您的请求或公告？ ChatGPT 可以生成多种不同的短语来帮助您找到正确的单词。
本质上，有两种类型的电子邮件。您发送的邮件意味着您正在发起讨论。另一个是当您回复收到的电子邮件时。
当您发送电子邮件时
在无数的情况下，远程专业人员可能需要发送电子邮件。以下是五个示例，以及您可以对每个示例使用的 ChatGPT 提示：
- 通知假期计划：“帮我给我的团队写一封电子邮件，让他们知道我下周将休假。”
- 提交报告：“帮我起草一封电子邮件，附加我的项目报告。”
- 请求会面：“我需要请求与客户进行视频通话。你能帮忙吗？”
- 宣布一项新举措：“帮我宣布我们新的远程工作政策。”
- 分享好消息：“帮我写一封电子邮件，分享有关我们最新客户获取的新闻。”
当您回复电子邮件时
回复电子邮件与发送电子邮件同样重要。在以下一些情况下，远程专业人员可能需要回复电子邮件以及一些 ChatGPT 提示：
- 响应会议请求：“帮助我回复此会议请求[包括请求的详细信息]。”
- 回答有关项目的问题：“在此回复中帮助我解释我们的项目时间表[包括有关时间表的详细信息]。”
- 提供所需信息：“我需要回复他们要求的信息。这些是我想要的详细信息[插入详细信息]。以专业而友好的语气撰写。”
- 接受邀请：“帮我写一封礼貌的接受邀请的信[插入邀请的详细信息]。”
- 解决客户的疑虑：“帮助我回应这些客户的担忧。”
使用 ChatGPT 不仅可以节省您的时间，还可以确保您的电子邮件清晰、简洁、有效。您可以根据您正在编写的电子邮件类型尝试使用提示。但无论内容如何，请确保您向 ChatGPT 提供清晰且具体的说明。另外，请确保提供所有详细信息。
以下是我需要发送的电子邮件提案示例：
使用 ChatGPT 编写电子邮件
参见：收件箱黑客指南和防止黑客入侵的 5 种电子邮件安全最佳实践
哪些电子邮件可与 ChatGPT 配合使用？
虽然我们在上面提到了一些具体示例，但请务必记住，您可以使用 ChatGPT 起草或改进的电子邮件类型实际上没有限制。
这里还有五个例子：
- 冷邮件：在冷冰冰的电子邮件中发出正确的语气可能具有挑战性，但 ChatGPT 可以胜任这项任务。例如，您可以提示“向潜在客户起草一封友好但专业的冷酷电子邮件，介绍我们的服务[包括您的服务详细信息/复制粘贴登陆页面副本]”。
- 销售推介电子邮件：如果您从事销售或营销工作，ChatGPT 可以真正节省时间。使用类似“帮助我为我们的新产品线撰写引人注目的销售宣传材料[插入有关您的新产品线的详细信息]”的提示。
- 网络电子邮件：建立你的职业网络通常需要接触新的联系人。 ChatGPT 可以帮助您制作一封礼貌且引人入胜的社交电子邮件，例如“帮我写一封电子邮件给我上周在会议上遇到的联系人[插入会议的详细信息]。”
- 项目建议：项目提案通常需要仔细的措辞和清晰的想法表达。通过 ChatGPT，您可以说：“帮助我为我们公司的绿色倡议起草一份简明的项目提案[插入该倡议的详细信息]。”
- 道歉邮件：有时，您可能需要发送一封道歉电子邮件，正确的语气至关重要。 ChatGPT 的提示可能看起来像“帮我为项目交付的延迟撰写一封真诚的道歉电子邮件”。
从冷冰冰的电子邮件到推销电子邮件，从网络消息到项目提案，甚至道歉电子邮件，ChatGPT 都可以处理。请记住，这些只是初始提示。您可以通过深入了解提示来进一步细化输出。
会议后撰写电子邮件跟进的最简单方法
现在，您可能会想，“ChatGPT 听起来不错，但我仍然需要给出提示。有没有更简单的方法？”答案是肯定的，而且它对于远程专业人员特别有用。答案是塔克提克。
Tactiq 是一款工具，可让您使用 AI 使您的会议更加高效和富有成效。其突出功能之一是 AI 会议套件，旨在帮助您自动执行讨论中的操作，并为每次会议创建个性化的 AI 会议记录。
Tactiq 最好的事情之一是它可以帮助您根据会议背景制作后续电子邮件。此功能对于与您的团队或客户保持清晰及时的沟通非常有用。
那么，如何开始使用 Taactiq 及其 AI 会议套件？步骤如下：
- 在 Google Chrome 上安装 Taactiq。它是免费的！
- 将其与您的 Zoom、Google Meet 或 Teams 帐户连接。
- 在您下次通话时，将出现一个 Taactiq 窗口，您可以在其中看到实时转录。
通话结束后，您将收到一封电子邮件，其中包含完整成绩单的链接。现在，您可以开始使用AI人工智能会议套件了。
Taactiq 的 AI 会议套件
对于最常见的会议类型，有预定义的会议工具包，例如行动项目、后续电子邮件和项目管理。
但您也可以创建自己的会议套件。例如，我创建了一个电子邮件提示，让我向客户通报会议摘要，然后让他们知道如何访问会议的完整记录。
在 Taactiq 上创建新的 AI 会议套件时，您必须编写提示。但好消息是，您可以保存该套件并在以后的会议中继续重复使用！
作为一名营销项目经理，我经常与客户进行内容通话，因此这可以节省大量时间！
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您可以在 Gmail 上使用 ChatGPT 吗？
是的，您可以通过将 AI 功能集成到 Gmail 界面的各种工具和扩展程序在 Gmail 上使用 ChatGPT。以下是使用 OpenAI 的 ChatGPT 技术的五个扩展和工具：
- 转寄：这是一个简单的 Gmail 插件，可以为您收到的电子邮件生成智能回复。它提供一键回复、基于您输入的自定义回复、多个回复选项、计划链接以及多种回复语气选项。
- 快速回复:Gmail 的 Google Chrome 扩展程序，提供一键回复建议、基于短文本的专业电子邮件回复、与日程安排软件集成、以发件人语言回复，以及更改其语气和写作风格以听起来像您的能力。
- 信件应用程序:该工具允许不同的人使用同一个共享的 Gmail 收件箱，具有预设回复和协作写作等功能。其最新更新包括 OpenAI 集成，用于 AI 支持的 Gmail 使用，包括消息翻译。
- 拖动应用程序:使您能够将 Gmail 转变为协作工作区，您可以在其中分配任务、与团队成员聊天以及管理工作流程。它为最多三个用户提供免费计划，并为附加功能和更大的团队提供分级定价。
- 格梅柳斯：一款 Gmail 工具，可以提供人工智能驱动的回复、允许您安排电子邮件并提供后续提醒，非常适合繁忙的团队处理客户查询和内部沟通。
请注意，虽然这些工具和扩展将 ChatGPT 的功能引入 Gmail，但它们并不能替代 OpenAI 的全部功能。他们提供特定的服务，例如根据提供的大纲生成回复或制作电子邮件。为了充分灵活地使用 ChatGPT 生成电子邮件内容，您可能仍然会发现直接使用 ChatGPT 并将输出粘贴到 Gmail 中很有帮助。
采用人工智能实现高效的电子邮件管理
浏览大量电子邮件可能会充满压力且耗时，但借助 ChatGPT 等 AI 工具，您可以简化流程并使其不再那么令人畏惧。 ChatGPT 与 Gmail 扩展一起使我们能够有效地管理我们的电子邮件。
即使您使用 Microsoft Teams 等不同的电子邮件提供商，ChatGPT 也可能是一项宝贵的资产。此外，Tactiq 等团队协作工具可将会议记录转换为后续电子邮件。从本质上讲，将人工智能集成到我们的电子邮件管理中不仅可以提高您的工作效率，还可以改善我们的整体沟通。
