安排多位與會者會議的最佳方式

安排小組會議應該很容易，但不同的日曆、時區和優先事項使協調比看起來更具挑戰性。一個人忘記回复，另一個人無法安排提議的時間，突然之間，一場簡單的會議需要幾天的時間來安排。

正確的工具可以消除日程安排中的混亂。您不再需要冗長的電子郵件鍊和錯過的更新，而是獲得民意調查、智能提醒和日曆同步來完成繁重的工作。這種智能調度可以讓每個人保持一致，而不會產生壓力。

在本指南中，您將了解最常見的挑戰、實際解決這些挑戰的功能以及安排多位與會者會議的最佳工具。

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為什麼安排小組會議具有挑戰性

每次小組會議都存在隱藏的障礙。

時區造成參與不均。有些人早上剛加入，而另一些人則在深夜登錄，這會降低參與度。

電子郵件協調增加更多摩擦。即使有最好的意圖，人們也會忘記回复、忽略更新或重複預訂時間。來回持續的時間越長，獲得席位就越困難。

另一個障礙是問責制。當沒有系統確認出席時，缺席的情況就會發生。這打破了流程並迫使團隊在以後的會議中重新討論主題。

然後是議程。如果沒有清晰的大綱，討論就會漂移，決策就會停滯，人們會在不清楚下一步的情況下離開。會議非但沒有節省時間，反而創造了更多工作。

該解決方案從正確的日程安排功能開始，消除這些障礙並使小組會議順利進行。

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團體會議安排的基本功能

小組投票安排小組會議

並不是所有的日程安排工具都適合團體。正確的功能決定了無休止的來回和順利的過程之間的區別。以下是要尋找的內容：

• 投票選項– 不要忙著回復電子郵件，而是設置一個民意調查，以便每個人都可以在自己喜歡的時間投票。這可以更快地給出明確的答案，並避免混亂。
• 日曆集成– 與 Google 日曆、Outlook 或 iCal 同步可保持日程安排乾淨。它可以防止重複預訂，並讓與會者一鍵確認。
• 自動提醒– 會議前的快速提醒可減少缺席情況。它還為參與者提供了準備時間，從而提高了會議質量。
• 時區支持– 智能工具可檢測每個與會者的位置，並建議對每個人都公平的時間，無需手動計算。
• 參加者限制– 較大的團體會議通常需要明確的上限以保持可管理性，而較小的團體會議則受益於靈活性。預先了解限制有助於避免會話超載。

💡提示：Taactiq 通過捕捉小組會議中的每一個字來確保安排工作得到回報。它提供即時摘要和行動項目，因此後續行動絕不會出現失誤。

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安排多位與會者小組會議的最佳工具

一旦您知道要尋找哪些功能，下一步就是選擇合適的平台。這些是您可以用來安排有多位與會者的會議的頂級工具。

1.日曆

卡倫德利

卡倫德利通過顯示實時可用性並允許參與者對首選時間進行投票，減輕了團體安排的壓力。它旨在處理從小團隊簽到到大型團體活動的所有事務。

主要特點包括：

• 集體會議– 僅當所有必需的主機都可用時才預訂。
• 循環調度– 將會議分配給下一個有空的隊友，以實現更快的聯繫。
• 會議民意調查– 讓外部參與者選擇最有效的時間。
• 路由– 自動篩選請求並將其轉給正確的團隊成員。
• 託管事件模板– 標準化大型團體的議程、提醒和工作流程。
• 集成– 與 Google 和 Microsoft 日曆以及 Zoom、Teams 和 Google Meet 連接。

提供免費計劃，付費計劃從每個用戶每月 10 美元。

2. 塗鴉

塗鴉

塗鴉是為了一件事而建立的：讓一群人就時間達成一致。您無需追逐回复，而是發送帶有幾個時間選項的民意調查，看看哪個時段最適合每個人。

主要特點包括：

• 團體投票– 分享一組時間並讓參與者投票，即使他們沒有 Doodle 帳戶。
• 響應跟踪– 立即查看誰已回復以及誰仍需要回复。
• 自動邀請– 選擇時間後，Doodle 會向所有已確認的參與者發送日曆邀請。
• 會議詳情– 添加議程、地點或註釋，以確保每個人都做好準備。
• 提醒和截止日期– 提醒尚未回复的人或設置截止時間以快速完成。
• 視頻會議鏈接– 自動生成會議鏈接並將其添加到活動中。

提供免費計劃，付費計劃從每個用戶每月 6.95 美元。

3. Microsoft Outlook 安排民意調查（以前稱為 FindTime）

Microsoft Outlook 安排民意調查（以前稱為 FindTime）

圖片來自微軟

Microsoft 於 2023 年停用了 FindTime 插件，並用 Scheduling Poll 取而代之，現在直接內置於其中前景。它可以幫助組織者建議多個會議時間並讓參與者投票。

主要特點包括：

• 智能可用性– 安排投票檢查與會者日曆（通過 Microsoft 365）並突出顯示最佳時段。必需和可選的與會者都會被標記，您可以看到誰有空、忙碌或不在辦公室。
• 靈活設置– 選擇時區、會議時間和持續時間。添加多個日期，以便參與者看到廣泛的選擇。
• 在線會議– 默認情況下會根據組織的提供商（Teams、Zoom 等）添加鏈接。
• 共識預訂– 如果所有與會者都同意一次，Outlook 會自動安排該時間。
• 日曆保留– 暫定活動會封鎖每個提議的時間，直到投票最終確定。
• 通知和安全– 投票時組織者會收到最新消息。可能需要進行身份驗證以防止匿名響應。

安排輪詢對於 Microsoft 365 帳戶是免費的，並且可以在 Outlook for Windows、Mac 和 Web 中使用。

4. 日曆

日曆

日曆是一款專為團隊和個人設計的一體化日程安排應用程序。您可以共享顯示您實時空閒情況的個人日程安排鏈接。與會者選擇一個時間，該活動就會立即添加到您的日曆中。

主要特點包括：

• 自定義調度頁面– 為定期會議或一次性會議構建個性化活動模板。
• 多人調度– 添加隊友以查看每個人何時忙碌或空閒，然後預訂適合所有參與者的時間。
• 循環調度– 在整個團隊中公平地分配會議，這樣任何人都不會因請求而超負荷。
• 找個時間– 在幾秒鐘內比較不同用戶的日曆並選擇最佳時段，無需來回消息傳遞。
• 日曆分析– 跟踪會議花費的時間並獲取有助於提高生產力和注意力的見解。

日曆可在 Web、iOS 和 Android 上使用。它提供免費計劃，付費計劃起價為每位用戶每月 8 美元。

其他值得注意的工具

除了主要平台之外，一些更輕的調度工具也值得注意。

• 當2相遇– 一個簡單的基於網絡的工具，可以在網格上顯示每個人的空閒時間，從而輕鬆發現重疊的空閒時間。
• 預約– 允許您為團隊創建預訂頁面，與主要日曆集成，並且非常適合面向客戶的日程安排。
• 你可以預訂我– 非常適合客戶預訂，它直接連接到您的日曆並支持自定義預訂頁面和提醒。

這些工具可能不包括高級分析或大型平台的集成，但它們是小型團隊或臨時小組會議的快速、輕量級選項。

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安排虛擬會議：最佳實踐

虛擬會議帶來了額外的挑戰，但正確的做法可以讓會議保持正軌：

• 謹慎設置會議時長– 虛擬疲勞是真實存在的。保持會議簡短或將較長的議程分成較小的部分。
• 計劃緩衝時間– 連續的通話會分散注意力。鼓勵會議之間的短暫休息。
• 確認技術設置– 提前測試麥克風、攝像頭和互聯網連接，以避免在開始時浪費時間。
• 指定一名協調員– 指定專人指導討論、記錄時間並確保聽到每個聲音。
• 記錄實時決策– 在通話期間記錄協議和後續步驟，以免漏掉任何內容。

通過規劃而不僅僅是安排時間，您可以使虛擬會議更具吸引力，並減少與會者的疲勞。

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會後：確保生產力和後續行動

讓每個人都參加會議只是工作的一半。之後發生的事情決定了這次會議是否值得花時間。

分發會議記錄是第一步。清晰的記錄可以幫助與會者回顧討論的內容，並讓缺席的成員了解情況。分配行動項目同樣重要。每項任務都應該有一個負責人和截止日期，這樣就不會丟失責任。

後續行動也很重要。快速回顧電子郵件或共享文檔可以保持動力並確保決策轉化為行動。如果沒有這些步驟，一旦每個人都退出，即使是運行得最好的會議也會失去影響力。

Tactiq 等人工智能工具通過捕獲通話期間的關鍵細節並自動將其轉化為清晰的後續步驟，使這一過程變得更加容易。

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Taactiq 如何簡化您的小組會議

Taactiq 讓您可以輕鬆捕獲和組織會議中發生的情況。您無需依賴記憶或零散的筆記，而是可以隨時分享文字記錄、摘要和行動項目。

如何開始

Taactiq Chrome 擴展程序

1. 下載 Taactiq Chrome 擴展程序來自 Chrome 網上應用店。
2. 連接您最喜歡的視頻會議平台集成。

泰克集成

3. ‍加入您的會議在 Zoom、Google Meet 或 Microsoft Teams 上。‍
4. 啟用轉錄查看實時捕獲的對話。雖然大多數平台都允許您錄製會議，但 Tactiq 可以創建實時記錄，您可以立即搜索和共享，而無需重播整個通話。
5. 會議結束後，您可以使用 AI 提示生成摘要、行動項目或項目更新。

Taactiq 人工智能工具

6. ‍保存並分享成績單與您的團隊保持一致。

在 Taactiq 上保存並分享成績單

小組會議的好處：

以下是使用 Taactiq 召開小組會議的優點：

Taactiq 揚聲器識別

• 說話人識別– 通過了解誰說了什麼，輕鬆跟踪較大群體中的貢獻。
• 實時轉錄– 即使多人在說話，也不要遺漏任何細節。
• 行動項目跟踪– 將與業主的討論轉化為明確的任務和截止日期，這樣就不會丟失責任。
• 可搜索的成績單– 通過搜索文字記錄快速找到關鍵點或決策，而不是重新觀看整個通話。

有了 Taactiq，每次小組會議都可以清晰地結束。每個人都知道決定了什麼、誰負責以及接下來會發生什麼。

👉立即免費試用 Tactiq並將您的小組會議轉化為可行的結果。

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總結

小組安排不一定是一件令人頭疼的事情。正確的工具可以減少來回的時間，使時區更易於管理，並通過提醒讓每個人都走上正軌。添加清晰的議程和結構化的後續行動可確保會議值得付出努力。

Tactiq 等工具通過捕獲文字記錄、識別演講者和創建即時操作項目，進一步推進工作。作為會議記錄應用程序，它可以幫助團隊在離開時保持清晰並共同承擔責任。這意味著更少的混亂、更少的遺漏細節以及更富有成效的結果。

👉立即開始使用 Taactiq（免費！）並使您的下一次小組會議更容易召開、更容易採取行動。

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有關如何安排多位與會者會議的常見問題解答

如何在 Outlook 中安排多人會議？

使用 Outlook 的日程輪詢來提議時間、檢查可用性並發送適合每個人日曆的邀請。

如何安排團體會議？

Calendly、Doodle 或 Calendar 等工具可讓您共享民意調查或預訂鏈接，以便群組成員可以選擇時間，而無需發送無窮無盡的電子郵件。

哪個應用程序最適合小組會議？

Calendly 非常適合團隊，Doodle 適合快速民意調查，Tactiq 通過捕獲記錄和行動項目來增強任何小組會議的效果。

如何設置多用戶的 Teams 會議？

打開 Microsoft Teams，選擇“新建會議”，添加與會者，然後設置日期和時間。帶有會議鏈接的日曆邀請將發送給所有參與者。

了解更多：如何安排電腦自動打開 Windows 10

如何減少小組會議缺席的情況？

發送自動提醒、共享清晰的議程以及使用 Tactiq 等工具發送會議記錄，以便參與者保持負責。