啟動會議議程備忘單（Word 和 Google 文檔）
以正確的方式開始您的項目始於有效的啟動會議議程。精心設計的議程不僅為新項目定下基調，而且使您變得有條理、專業且準備充分。
在此備忘單中，我們概述了一個議程結構，以幫助您自信地主持下一次啟動會議。如需更多資源，請查看團隊會議議程模板示例以確保您的團隊保持一致，以及如何使用示例模板編寫和自動化會議摘要以捕獲會議中可操作的結果。
什麼是項目啟動會議議程？
啟動會議議程是用於指導初始項目啟動會議的結構化大綱。該議程確保新項目的所有關鍵方面都得到項目經理、團隊和利益相關者的討論和同意。它通常包括團隊介紹、項目背景、範圍、時間表、角色、職責和溝通計劃的討論。
啟動會議議程旨在設定明確的期望，建立對項目目標的共同理解，並定義團隊將如何協作前進。
成功的項目啟動會議需要什麼
為了確保您的項目啟動會議富有成效並為新項目定下正確的基調，準備好清晰的項目計劃非常重要。以下是成功召開會議所需的關鍵要素：
- 40 – 60 分鐘
- 分配足夠的時間來商定並確認所有關鍵項目信息。為商定的談話要點創建書面記錄或轉錄非常重要，以確保項目順利進行。
- 議程
- 沒有議程=沒有結構=混亂的會議。您的議程不僅僅是會議指南；而是會議指南。它也是已達成一致和未達成一致的內容的參考點。
- 做筆記的人
- 您需要將討論的所有內容記錄下來以供項目期間參考。如果沒有適當的文檔，您可能會陷入“我們說，他們說”的遊戲。理想情況下，使用像 Taactiq 這樣的免費轉錄工具來完整轉錄整個討論。
塔克提克
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啟動會議議程模板示例
本部分提供了一個示例議程模板來構建您的啟動會議。通過遵循此模板，您將確保涵蓋所有關鍵領域，並且您的團隊從一開始就保持一致。每個議程項目的設計都是為了促進就關鍵項目細節進行清晰的溝通和達成一致，特別是在項目管理軟件中進行跟踪時，減少日後發生誤解的可能性。
- 簡介（5 分鐘）
- 項目中的名稱、角色和職責。
- 項目背景（2 分鐘）
- 是什麼觸發了這個項目？簡短一點。幾句話效果最好。
- 工作說明書（5 分鐘）
- （如果面向客戶）在我們的項目提案中，我們被說明要……（概述擬議的工作）。
- 項目範圍（5 分鐘）
- 我們的項目範圍包括哪些內容？不包括什麼？就範圍達成一致並記錄共識。
- 行動計劃和項目時間表（5-10 分鐘）
- 行動步驟、可交付成果及其截止日期。確認可交付成果/時間表並記錄共識。
- 項目成果（3 分鐘）
- 成功是什麼樣的。
- 角色分配（5 分鐘）
- 誰負責項目中的每個角色？誰將簽署可交付成果？
- 利益相關者溝通計劃（5 分鐘）
- 我們將通過哪些渠道進行溝通（例如 Slack、Teams、Discord）？我們將如何分享進展（例如狀態報告）？我們將使用哪些工具（例如 Google Docs、Miro、Asana、Dropbox）？我們需要使用哪些工具（例如 HubSpot、Google Analytics、AutoCAD）？我們的項目團隊多久開會一次？
- 後續步驟（2 分鐘）
- 這次會議之後的一周會發生什麼？
啟動要點如下：確保在繼續之前就每個領域達成口頭協議（最好是用 Tactiq 書面或轉錄）。如果項目團隊成員對商定的內容出現分歧，這可以為將來提供參考。這種清晰度將確保您的團隊達成共識。
項目會議結束時必須回答的問題
一次成功的項目會議不僅僅是討論項目；而是討論項目。這是為了確保項目經理解決所有關鍵問題，以製定明確的前進道路。以下是您應該向團隊詢問的基本問題列表。我們已經將這些內容包含在您的議程模板中。
準備提示：
理想情況下，事先將這些問題發送給利益相關者和參與者，以便他們能夠準備好答案。此步驟可以減少會議期間浪費的時間，並簡化啟動流程。
為了幫助解決此問題，我們在模板末尾添加了一個頁面，您可以將其與項目啟動會議邀請一起發送。請記住將這些問題直接包含在會議邀請電子郵件正文中，這樣它們就不會作為附件被忽視或遺忘。
以下是您需要解決的關鍵問題：
- 誰將是關鍵聯繫人？
- 什麼在範圍內，什麼不在範圍內？ （定義包含和排除）
- 首選的溝通渠道是什麼？
- 誰需要參與項目的每個部分？ （利益相關者映射）
- 誰將簽署可交付成果？
- 商定的結果/成果是什麼？
其他好的啟動會議資源：
借助 Tactiq 等轉錄工具，您可以在需要時輕鬆回顧幾個月前討論的內容。
常見問題 (FAQ)
啟動會議議程的目的是什麼？
啟動會議議程可作為結構化指南，確保團隊和利益相關者討論並就新項目的所有關鍵方面達成一致。它設定了明確的期望，建立了對項目目標的共同理解，並定義了團隊前進的協作。
啟動會議應該持續多長時間？
典型的啟動會議應持續 40 到 60 分鐘。這樣可以有足夠的時間來涵蓋所有關鍵點，而不會讓參與者感到不知所措。
啟動會議議程應包括哪些內容？
啟動會議議程應包括簡介、項目背景、工作說明書、項目範圍、行動計劃和時間表、項目成果、角色分配、利益相關者溝通計劃和後續步驟。
為什麼在會議前向與會者發送議程和問題很重要？
在會議前向參與者發送議程和關鍵問題可以讓他們準備好答案，從而節省時間並保持會議的重點。它還確保每個人都協調一致並準備好討論項目細節。
項目管理軟件如何增強啟動會議的效果？
項目管理軟件有助於跟踪和記錄啟動會議期間確定的討論點、決策和時間表。它確保所有信息井井有條、可訪問，並且可以在整個項目中輕鬆引用。
我可以自定義提供的啟動會議議程模板嗎？
是的，Word 和 Google 文檔中提供的模板可以進行自定義，以滿足您項目的特定需求。定制議程以包含與您的項目相關的任何其他主題或問題。
Tactiq 在啟動會議期間如何提供幫助？
Taactiq 可以轉錄啟動會議期間的整個討論，確保不會遺漏任何內容。該轉錄可以作為整個項目的寶貴參考，幫助解決任何爭議或澄清商定的細節。
