Microsoft Teams – 完美會議的完整指南
跨不同應用程序跟進電子郵件、聊天和文檔可能會很快變得混亂。當一切都分散時，很容易丟失對話或錯過重要的更新。
Microsoft Teams 將您的通信、會議和文件集中到一處。您無需在工具之間切換，而是可以直接在 Teams 應用程序內聊天、會面、共享和協作。它專為實時協作而構建，可與小組合作或跨多個渠道管理大型項目。
此 Microsoft Teams 指南將引導您完成您需要了解的所有內容，包括如何：
- 加入 Microsoft Teams 會議
- 組建新團隊並創建渠道
- 使用 Teams 移動應用隨時隨地工作
- 自定義您的會議背景
- 在會議期間使用白板
- 為 MS Teams 打開轉錄
- 當出現問題時尋求幫助
什麼是微軟團隊？
Microsoft Teams 是 Microsoft 365 的一部分，旨在讓協作變得更輕鬆，而無需十幾個單獨的應用程序。
您可以開始快速聊天、跳入視頻通話、安排新會議或與團隊一起處理文件 - 所有這些都無需離開 Teams 應用程序。這就像擁有一個數字工作空間，您需要的一切都井然有序且易於查找。
如何下載微軟團隊
Microsoft Teams 適用於 Windows、Mac 和移動設備。您只需下載一次。您的帳戶類型（工作、學校或個人）是在您登錄時選擇的。
下載 Teams 應用程序的方法如下：
- 前往微軟團隊下載頁面。
- 點擊下載如果您使用的是計算機，或者找到以下二維碼團隊移動應用程序如果您使用的是手機或平板電腦。
- 按照安裝提示進行操作。
- 打開應用程序並使用你的 Microsoft 帳戶（工作、學校或個人）登錄。
您還可以在 Google Play 商店中找到 Teams 移動應用，蘋果應用商店。
登錄後，您可以：
- 開始新會議或加入 Microsoft Teams 會議
- 訪問您的團隊聊天、頻道和文件
- 記錄會議記錄並設置通知
- 使用Microsoft Teams 中的自動註釋並為 MS Teams 啟用轉錄
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在 Microsoft Teams 中創建團隊可幫助您組織特定組或項目的對話、會議和文件。您可以從桌面應用程序或 Teams 移動應用程序設置團隊，具體取決於您的工作地點。
從桌面應用程序
- 打開 Teams 應用程序並單擊團隊在左側邊欄上。
- 在團隊列表底部，選擇加入或創建團隊。
- 點擊創建團隊。
在 Microsoft Teams 上創建團隊
- 選擇選項從頭開始或者來自團體或團隊如果您已有 Microsoft 365 組。
- 選擇隱私設置：
- 私人的：只有受邀請的用戶才能加入。
- 民眾：您組織中的任何人都可以加入。
- 輸入團隊名稱和可選描述。
- 點擊創造完成。
從 Teams 移動應用程序
- 打開 Teams 移動應用並點擊團隊在底部。
- 點擊新團隊右上角的圖標（加號）。
- 選擇創建團隊。
- 填寫團隊名稱、描述和隱私設置。
- 將人員或組添加到您的團隊。
創建團隊後
一旦您的團隊成立，您就可以：
- 創建頻道按主題組織對話。
- 放頻道通知基於對您來說重要的事情。
- 隨時從團隊設置中邀請更多成員。
筆記
- 一些組織限制誰可以創建新團隊。如果您沒有看到該選項，請聯繫您的 IT 管理員。
- Teams 可讓您在每個帳戶中擁有或成為最多 250 個團隊的成員。
如何在 MS Teams 中模糊或添加背景
更改 Teams 會議中的背景有助於減少干擾，或者讓您的視頻看起來更專業。您可以模糊背景、選擇虛擬背景或直接從 Teams 應用程序上傳您自己的圖像。
加入會議之前
背景設置
- 設置音頻和視頻時打開相機。
- 選擇背景濾鏡。
- 選擇：
- 標準模糊輕輕地隱藏你的背景。
- 預設背景圖像。
- 添加新的上傳您自己的照片（.JPG、.PNG 或 .BMP 文件）。
如果不需要任何效果，只需選擇沒有任何。
會議期間
- 在會議控件中，單擊更多行動（三個點）。
- 選擇效果和頭像。
- 當您已經在會議中時，選擇背景效果或對其進行模糊處理。
使用人工智能生成的背景
裝飾你的背景
圖片來自微軟
Teams 現在提供了一個選項，可以使用 AI 自動裝飾您的背景。您可以選擇以下樣式：
- 清理
- 想要
- 溫室
- 慶典
- 給我驚喜
尋找裝飾視頻效果下的選項可立即應用這些 AI 背景。
筆記
- 某些功能，例如AI背景裝飾，可能需要新團隊版本。
- 使用 Linux 或優化虛擬桌面的設備可能具有有限的後台選項。
- Teams Premium 用戶可以為其組織上傳品牌背景。
在 Teams 移動應用上
MS Teams 移動版上的背景效果
圖片來自微軟
您還可以通過手機更改背景：
- 在加入通話之前，點擊背景效果靠近屏幕頂部。
- 選擇模糊，選擇預設圖像，或點擊+上傳您自己的。
- 會議期間，打開更多行動>背景效果做出改變。
如何在 Microsoft Teams 中使用分組討論室
分組討論室可讓您將會議參與者分成較小的組，以進行集中討論或活動。它們非常適合需要更直接互動的研討會、培訓課程或團隊簽到。
誰可以創建分組討論室
- 只有會議組織者可以創建分組討論室。
- 您需要使用桌面應用程序（Windows、Mac 或 VDI）。
- 會議必須提前安排或從您的 Teams 日曆開始。
- 不適用於參與者超過 300 人的會議。
在會議前設置分組討論室
- 打開您的會議邀請團隊日曆。
- 點擊分組討論室。
- 選擇您想要的房間數量（最多 50 個）。
創建分組討論室
- 手動分配參與者或讓 Teams 自動完成。
- 保存您的設置。會議開始後，房間就會準備好。
在會議期間創建分組討論室
- 在會議控件中，單擊分組討論室圖示.
- 選擇要創建的房間數量。
- 選擇自動分配或者手動分配。
- 點擊創建房間。
您可以在通話期間根據需要在房間之間手動移動人員、重命名房間或打開和關閉房間。
管理分組討論室
- 你可以重新分配參與者隨時（手動）。
- 主辦方可以加入任意房間，向所有房間發送公告，並控制房間何時打開或關閉。
- 如果您正在召開定期會議，請立即設置分組討論室會話之間保存，所以你不需要每次都從頭開始。
如何在 Microsoft Teams 會議中使用白板
Microsoft 白板可讓您和您的團隊在 Teams 會議期間草擬想法、制定計劃並進行可視化協作。它內置於 Teams 中，因此無需打開其他應用程序。
在會議中打開白板
訪問白板
圖片來自微軟
- 在 Teams 會議期間，單擊分享在會議控制中。
- 選擇微軟白板從共享選項中。
- 選擇開始一個新的看板或打開一個現有的看板。
會議中的每個人都可以實時做出貢獻，無論他們使用的是桌面應用程序還是 Teams 移動應用程序。
您可以使用白板做什麼
- 使用模板計劃會議、集思廣益或舉辦研討會。
- 畫畫和寫字使用鋼筆、熒光筆、形狀和文本框。
- 插入圖像或文檔來構建視覺上下文。
- 使用表情符號做出反應快速反饋想法。
- 分組和移動內容自由地圍繞棋盤。
這些工具可以輕鬆地以可視化方式組織想法，尤其是在跨多個渠道或團隊工作時。
有效使用白板的技巧
- 鼓勵大家會議參加者與董事會互動。
- 使用不同的顏色或形狀來清晰地組織想法。
- 會議結束後，您可以保存白板或直接從 Teams 共享。
如果您使用最新的 Teams 體驗，白板現在同步速度更快，並且包含比以前更多的協作功能。
如何獲取 Microsoft Teams 的幫助
如果 Microsoft Teams 中出現問題（登錄問題、加入會議問題或 Teams 應用程序中的錯誤），可以通過多種方式獲取支持。
推薦閱讀：使用這 20 個模板撰寫完美的會議紀要
1. 使用網絡幫助
2. 微軟支持聊天
對於技術問題，請訪問微軟支持頁面。
- 使用虛擬助理以獲得快速答案。
- 如果需要，請請求與實時支持代理聊天。
3. Microsoft Teams 社區論壇
這微軟技術社區是向其他用戶和 Microsoft 工程師提出問題並尋找答案的好地方。您將找到以下方面的幫助：
- 設置和部署
- 使用分組討論室或會議控件
- 排查 Teams 移動應用的問題
4. 提交支持請求（針對管理員）
如果您是 IT 管理員，您可以通過以下方式提交支持票證：Microsoft 365 管理中心。這是解決組織範圍內的問題或許可證問題的最佳途徑。
5.遵循 Microsoft Teams 提示和更新
Microsoft 定期在其網站上發布更新、提示和已知問題官方博客。如果您正在尋找主動解決方案或功能公告，則值得定期查看。
有關 Microsoft Teams 的常見問題
如何逐步使用Microsoft Teams進行會議？
打開 Teams 應用程序，單擊日曆， 然後新會議。添加標題，邀請參與者，選擇時間，然後單擊發送。在會議時間，轉到您的日曆並單擊加入進入 Teams 會議。
Taactiq 適用於 Microsoft Teams 嗎？
是的。 Tactiq 可用於實時轉錄 Microsoft Teams 會議、生成自動筆記並總結要點。它可以幫助您在捕捉所有重要內容時保持專注，而無需錄製。
如何將 AI 添加到 Teams 會議？
您可以通過集成機器人或使用 Tactiq 等外部應用程序來使用 ChatGPT for MS Teams 等工具。如果您的組織使用 Teams Premium 或 Copilot，則可能已經內置了回顧和會議見解等 AI 功能。
如何進行 Microsoft Teams 會議練習？
在 Teams 日曆中創建私人會議，並僅邀請您自己或測試帳戶。加入會議以檢查您的視頻、背景和會議控件。這是在上線之前測試所有內容的好方法。
掌握 Microsoft Teams
Microsoft Teams 將聊天、會議、文件和協作等所有內容整合到一處。無論您是從桌面或移動應用程序加入 Microsoft Teams 會議、建立新團隊，還是使用分組討論室和白板，這些工具都旨在幫助您保持井井有條和保持聯繫。
您可以進一步利用 Microsoft Teams 中的自動筆記、轉錄功能以及適用於 MS Teams 的 Tactiq 或 ChatGPT 等 AI 驅動工具，以節省時間並獲取見解。
隨著您更加熟悉該平台，請探索不同的視圖、會議控件和通知設置，以適應您的最佳工作方式。
正在尋找改進團隊捕獲會議記錄或操作的方法？嘗試使用 Tactiq 等 AI 會議工具來創建即時摘要、提取見解並推動項目向前發展。
