如何在 Outlook 中安排電子郵件發送

在 Outlook 中安排電子郵件可以提高您的工作效率並幫助您更好地管理時間。此功能可讓您在方便時編寫消息並稍後發送。您可以通過單擊“發送”按鈕下拉列表並選擇“安排發送”來安排 Outlook 中的電子郵件。

很多人不知道這個有用的工具。它非常適合在工作時間之外發送工作電子郵件或確保重要消息在正確的時間到達。您可以從預設時間中進行選擇，也可以設置自定義的電子郵件發送日期和時間。

使用預定發送可以讓您的工作生活更輕鬆。它可以幫助您掌控任務並更有效地溝通。此外，您還可以控制郵件何時到達其他人的收件箱。

在當今快節奏的世界中，時機就是一切，即使在發送電子郵件時也是如此。 Outlook 的“安排發送”功能允許您提前撰寫電子郵件並在特定的日期和時間發送。這對於多種原因都很有用，例如在午夜發送生日祝福或在會議後跟進客戶。

在 Outlook 中安排發送的步驟：

1. 撰寫您的電子郵件：在 Outlook 中打開一個新的電子郵件窗口，然後像平常一樣撰寫郵件。
2. 訪問選項選項卡：單擊電子郵件窗口頂部功能區中的“選項”選項卡。
3. 延遲交貨：在“更多選項”組中，單擊“延遲交付”按鈕。
4. 設置交貨時間：在出現的“屬性”窗口中，選中“在此之前不發送”旁邊的框，然後選擇發送電子郵件所需的日期和時間。
5. 關閉並發送：單擊“關閉”按鈕保存您的設置。然後，像平常一樣單擊“發送”按鈕。 Outlook 將保留您的電子郵件並在預定時間發送。

附加提示：

• 仔細檢查時區：確保在“屬性”窗口中正確設置時區，特別是當您向不同時區的收件人發送電子郵件時。
• 編輯預定的電子郵件：如果您需要更改預定的電子郵件，請轉到“發件箱”文件夾，打開電子郵件，然後再次單擊“延遲發送”按鈕以修改發送時間。
• 使用“稍後發送”插件：如果您需要更高級的日程安排功能，請考慮使用“稍後發送”或“Boomerang”等第三方插件，它們提供定期電子郵件和後續提醒等附加選項。

要點

• Outlook 的計劃發送功能可讓您立即編寫電子郵件並稍後發送
• 您可以選擇預設時間或設置自定義電子郵件發送日期和時間
• 安排電子郵件有助於管理工作與生活的平衡並改善溝通時間

了解 Outlook 中的電子郵件安排

Outlook 中的電子郵件計劃允許用戶在預設時間發送郵件。此功能適用於不同的 Outlook 版本，並提供管理通信的靈活性。

預定電子郵件的基礎知識

展望的功能允許用戶選擇何時發送電子郵件。要使用它，請像平常一樣編寫您的電子郵件。發送之前，請單擊“發送”按鈕旁邊的下拉菜單。從選項中選擇“安排發送”。

您可以選擇預設時間或設置自定義日期和時間。選擇時間後，單擊“發送”。該電子郵件將保留在您的草稿文件夾中，直到選定的時間。

請記住，必須打開 Outlook 才能發送計劃的電子郵件。如果 Outlook 在設定時間關閉，電子郵件將在您下次打開該程序時發送。

Outlook 版本和日程安排功能

不同的 Outlook 版本提供電子郵件調度。桌面 Outlook、Outlook for Microsoft 365 和 Outlook 網頁版均具有此功能。新的 Outlook for Windows 還包括日程安排選項。

每個版本的安排電子郵件的步驟可能略有不同。在大多數情況下，您會在“發送”按鈕附近找到該選項。某些版本可能會提供額外的功能，例如基於收件人時區的安排建議。

檢查您的 Outlook 版本的幫助部分以了解確切的步驟。這可確保您使用適合您的特定 Outlook 版本的最新方法。

設置電子郵件安排

Outlook 提供了多種安排電子郵件的方法。用戶可以選擇何時發送消息並設置電子郵件延遲。

選擇正確的交付選項

要在 Outlook 中安排電子郵件，請先編寫郵件。單擊“發送”按鈕下拉菜單，然後選擇“安排發送”。您會看到一些可供選擇的預設時間。選擇其中之一或設置您自己的時間。

如果您想要自定義時間，請單擊“稍後發送”並選擇您想要的日期和時間。在此之前，您的電子郵件將保留在發件箱中。 Outlook 必須打開才能發送預定的電子郵件。

請記住，您可以在發送之前更改或取消預定的電子郵件。只需從發件箱打開消息並單擊“立即發送”或更改時間表即可。

導航稍後發送功能

“稍後發送”功能易於使用。寫完電子郵件後，查找郵件頂部的“發送”按鈕。單擊旁邊的小箭頭可查看更多選項。

從列表中選擇“安排發送”。將會彈出一個日曆。選擇您要發送電子郵件的日期和時間。完成後點擊“發送”。

您的電子郵件將在發件箱中等待，直到設定的時間。如果您需要進行更改，您可以在那裡找到電子郵件並在其發出之前對其進行編輯。

利用延遲交付

延遲投遞是一種工具，可在發送前將您的電子郵件保留一段設定的時間。如果您經常在非正常時間發送電子郵件或想要給自己時間進行更改，那麼這非常有用。

要使用“延遲發送”，請轉至“文件”>“選項”>“郵件”。查找“延遲交付”部分。選中“請勿在此之前交付”框並設置時間。這將適用於您發送的所有電子郵件。

您也可以僅為一封電子郵件設置此項。撰寫時，轉到“選項”選項卡並單擊“延遲交付”。選擇發送前等待的時間。

最佳實踐和進一步考慮

在 Outlook 中安排電子郵件可以提高工作效率並改善溝通。明智地使用此功能並避免常見的陷阱非常重要。

管理預定的溝通

設置一個系統來跟踪預定的電子郵件。為待處理郵件創建一個文件夾並定期檢查。這有助於防止忘記重要通訊。

對非緊急消息使用調度。立即發送時間敏感的信息以避免延誤。選擇發送時間時請考慮收件人的工作時間。

利用 Outlook 的“在此之前不發送”選項。這使您可以提前準備電子郵件，但可以控制電子郵件到達的時間。它對於協調團隊更新或公告很有用。

如果可用，請考慮使用 Viva Insights。該工具可以根據收件人活動模式建議發送電子郵件的最佳時間。

避免常見錯誤

發送前請仔細檢查預定的時間和日期。很容易出現可能導致問題的拼寫錯誤。特別注意 AM/PM 設置。

查看發件箱或草稿文件夾中的預定電子郵件。如果需要，您仍然可以編輯或取消它們。如果安排後出現新信息，這會很有幫助。

確保 Outlook 在計劃的發送時間運行。如果它關閉，電子郵件將不會發出，直到您再次打開它。對於重要郵件，請保持 Outlook 打開或使用基於雲的解決方案。

小心重複出現的電子郵件。如果管理不當，它們會使收件箱變得混亂。謹慎使用它們並定期檢查以確保仍然需要它們。

常見問題解答

我可以在 Outlook 中安排定期發送電子郵件嗎？

Outlook 的內置“計劃發送”功能不支持重複發送電子郵件。但是，您可以使用“稍後發送”或“Boomerang”等第三方插件來安排定期發送電子郵件。

如果在應該發送預定電子郵件時我處於離線狀態，會發生什麼情況？

當您重新上線後，Outlook 將嘗試立即發送電子郵件。如果您長時間處於離線狀態，則在重新連接到互聯網之前可能不會發送電子郵件。

我可以取消 Outlook 中預定的電子郵件嗎？

是的，您可以通過轉到“發件箱”文件夾，打開電子郵件，然後單擊“屬性”窗口中的“取消發送”按鈕來取消預定的電子郵件。

收件人是否知道電子郵件已安排發送？

不會，收件人不會看到任何表明電子郵件已安排的指示。它將作為常規電子郵件顯示在他們的收件箱中。

我可以在 Outlook 移動應用程序上安排電子郵件嗎？

是的，您可以按照與桌面版本類似的步驟在 Outlook 移動應用程序上安排電子郵件。在電子郵件設置中查找“安排發送”或“延遲遞送”選項。