AI 工作流程基礎知識：它是什麼以及如何開始

您是否好奇人工智能如何融入您的日常工作流程？ AI工作流程自動化可以簡化重複性任務。想像一下，無需費力即可自動轉錄會議、組織筆記或創建摘要。人工智能工作流程自動化工具使這些流程更加順暢。

在本指南中，您將學習 AI 工作流程基礎知識，探索它是什麼，並詳細說明入門所需的步驟。

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什麼是人工智能工作流程自動化？

人工智能驅動的工作流程自動化使用人工智能來處理日常任務​​。以下一些工具說明了人工智能驅動的工作流程如何支持不同的需求：

人工智能工作流程自動化

圖片來自扎皮爾

1. 扎皮爾– Zapier 以連接應用程序和自動化工作流程而聞名，它允許用戶設置自動“Zap”來觸發跨平台的操作。例如，您可以自動將電子郵件附件從 Gmail 保存到 Google 雲端硬盤，然後通知 Slack 中的團隊成員有關新文件的信息。
2. UiPath– UiPath 是機器人流程自動化 (RPA) 領域的領導者。例如，在金融領域，它可以從發票中提取數據，將信息輸入會計軟件並生成報告。
3. 集線點– 對於營銷和銷售自動化，HubSpot 幫助用戶自動化銷售線索管理、電子郵件營銷活動和客戶跟進。當潛在客戶填寫表格時，HubSpot 可以對其進行細分，發起後續電子郵件，並根據他們的行為安排未來的提醒。
4. 人工智能概念– Notion 的人工智能功能有助於任務管理和內容創建。例如，用戶可以設置會議議程模板，它可以總結要點或組織任務。

每個工具都展示了人工智能工作流程自動化如何節省時間、保持一致性並減少不同職能部門的手動工作量。

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使用人工智能工作流程的好處

節省時間

人工智能工作流程節省了原本用於手動流程的寶貴時間。例如，人工智能工具可以轉錄會議並在幾分鐘內生成總結報告，而不是手動對幾個小時的會議記錄進行排序。這使得團隊成員能夠專注於更具戰略性的工作，例如規劃項目或與客戶互動。

一致性

手動任務很容易出現不一致和人為錯誤，但人工智能工作流程總是以相同的方式完成任務。例如，客戶服務中的人工智能係統可以標準化後續電子郵件或響應，以符合品牌的基調和質量。這對於大型團隊來說是有益的，因為保持統一的方法至關重要。

提高專注力

團隊成員可以專注於創新和解決問題，而不是組織會議記錄或更新任務列表。例如，人工智能可以根據最近的會議要點自動更新項目管理工具。

數據驅動的見解

人工智能工作流程執行任務並在此過程中收集有價值的數據。例如，轉錄和分類客戶反饋的人工智能工具可以幫助管理者識別常見趨勢或需要解決的問題。這種數據驅動的洞察力使團隊能夠主動響應，例如根據重複的反饋模式調整客戶支持實踐。

可擴展性

隨著業務的增長，人工智能工具可以處理不斷增加的工作負載，而無需額外的資源。即使項目需求增加，這種可擴展的工作流程也能讓大型團隊保持井井有條。

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人工智能的 4 個階段

了解人工智能的各個階段對於成功實施人工智能工作流程自動化非常重要。每個階段都發揮著獨特的作用，有助於從數據收集轉向自動化操作。以下是對每個階段的更深入的了解，並提供了它們在現實世界中如何發揮作用的示例：

數據收集

人工智能工作流程從數據開始。數據可以是任何內容，從客戶調查結果到購買歷史記錄，甚至會議記錄。在會議工作流程的情況下，數據收集可能涉及錄製音頻、捕獲聊天消息或從虛擬會議收集實時筆記。此階段收集的數據質量至關重要，因為它有助於稍後生成準確且有用的人工智能見解。

例如，在客戶支持中，數據收集可能涉及從電子郵件、聊天機器人和社交媒體等各種渠道收集用戶查詢、投訴和反饋。收集到的數據稍後將用於識別模式或常見問題。

數據處理

在數據處理中，人工智能算法通過過濾掉不相關或重複的信息（噪聲）並將其結構化以進行分析，從而對數據進行排序、分類和準備。此步驟確保人工智能能夠訪問準確且相關的數據。

例如，在零售環境中，原始銷售數據可能需要按地區、產品類別和購買時間等因素進行排序。通過有效地構建數據，人工智能可以隨後分析購買趨勢、季節性需求或客戶偏好。這個準備階段確保人工智能擁有可靠的數據集。

分析與決策

在此階段，人工智能算法分析處理後的數據以識別模式、趨勢或相關性。此階段涉及人工智能從數據中“學習”以做出決策或產生見解。

在客戶支持中，此階段可能意味著分析分類的支持請求以識別常見投訴或常見問題。人工智能可以揭示客戶經常對特定產品功能感到困惑，從而促使支持團隊創建專門解決此問題的資源或培訓。

動作和自動化

在最後階段，人工智能根據分析階段產生的見解採取行動。這就是自動化允許工作流程獨立運行並完成任務而無需手動輸入的地方。對於會議工作流程，這可能意味著自動向所有參與者發送摘要，根據討論的操作項目更新任務列表，或生成後續電子郵件以確保會議中做出的決策得到執行。

例如，在營銷中，人工智能可以根據過去的購買行為自動細分客戶並發送個性化優惠。同樣，在項目管理中，人工智能可能會根據會議記錄設置任務提醒和截止日期，以使每個人都履行職責。

人工智能工作流程自動化的每個階段都建立在前一個階段的基礎上，創建一個循環，在這個循環中，數據收集會產生可操作的結果。了解這些階段可以幫助您實施支持您的目標並改進業務流程的 AI 工作流程。

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從人工智能工作流程開始並不像聽起來那麼複雜。您可以通過以下方式開始：

識別重複性任務

首先列出您經常執行的耗時或重複性任務。尋找機會自動執行會議轉錄、跟進或任務管理等任務。

選擇合適的人工智能工作流程工具

AI工作流程自動化工具

選擇適合您需求的 AI 工作流程自動化工具。例如，如果您希望實現會議工作流程自動化，請考慮使用 Tactiq 進行實時轉錄、AI 生成的摘要和操作項自動化。

設置工作流程觸發器

定義什麼將觸發 AI 工作流程啟動。觸發器可以包括時間、事件或啟動自動化的特定操作。

定制您的工作流程

定制您的 AI 工作流程以滿足特定需求。調整語言、會議類型或數據分析首選項的設置，以便 AI 可以提供相關結果。可定制的工作流程可以輕鬆地將自動化與您的目標保持一致。

測試和優化

運行一些測試工作流程以查看它們的運行情況。根據需要進行調整以提高準確性、計時或輸出。定期測試您的工作流程可確保它們繼續滿足您不斷變化的需求。

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如何使用 Tactiq 自動化會議工作流程

如何使用 Tactiq 自動化會議工作流程

如果您準備好將 AI 工作流程自動化應用到會議中，Tactiq 提供了一種簡化此流程的方法。 Tactiq 可以跨 Zoom、Google Meet 和 MS Teams 等平台轉錄您的虛擬會議。

主要特點

• Tactiq 會自動實時轉錄您的會議，捕捉每個細節，無需手動記錄。
• 使用 AI 生成的摘要來捕獲會議要點、行動項目和決策，以便快速、有組織地進行回顧。
• 直接在成績單中提交自定義問題，以獲得個性化見解並更清楚地理解要點。
• 使用自定義 AI 提示自動執行會後任務，例如生成後續電子郵件、任務列表或項目更新，幫助您節省日常任務的時間。

借助 Taactiq，您可以輕鬆跟踪任務並提高工作流程效率。

了解更多：學習硬盤文件恢復服務的基礎知識

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常見問題解答

什麼是人工智能工作流程？

人工智能工作流程是由人工智能支持的一系列自動化步驟，用於處理重複性任務，有助於簡化流程。它收集數據、分析數據，並根據該分析執行操作以提高生產力。

人工智能的四個階段是什麼？

人工智能的四個階段是數據收集、數據處理、分析和決策、行動和自動化。每個階段對於確保准確的見解和有效的自動化操作都至關重要。

什麼是 AI ML 工作流程？

AI ML（機器學習）工作流程涉及使用機器學習模型來分析數據、識別模式並做出預測或決策，集成自動化流程以簡化任務。

如何使用人工智能實現流程自動化？

要使用 AI 實現流程自動化，請識別日常任務，選擇適合這些任務的 AI 自動化工具，設置操作觸發器，並將其與其他工具集成，以無需手動操作即可完成工作流程。

開始使用 AI 自動化您的工作流程

人工智能工作流程自動化改變了團隊管理重複任務的方式。通過使用自動化工具，從會議轉錄到客戶支持，人工智能使團隊能夠專注於高價值的工作，同時確保一致性和準確性。

了解每個階段可以指導您建立支持您目標的系統。從小事做起，自動執行一些任務，完善您的工作流程，然後觀察 AI 處理您需要的一切。