如何编写完美的会议备忘录（有或没有人工智能）

Jacki

2025-05-07

您刚刚结束会议，心里充满了想法、计划和热情。

但您想知道，“我怎样才能将我们讨论的内容浓缩成一份简洁的文档，让每个人都达成共识？”这就是会议备忘录的用武之地。

在本文中，我们将探讨如何在有或没有人工智能的帮助下编写完美的会议备忘录。

什么是会议备忘录？

会议备忘录样本

会议备忘录是包含会议详细信息（例如标题、目标、议程、讨论和行动项目）的文档。有时也称为会议备忘录、摘要或会议记录。但无论你怎么称呼它，会议备忘录都可以确保所有关键要点和决策都被记录下来并有效地传达给你的团队。

会议备忘录的目的

会议备忘录有几个目的：

文档：这是会议期间发生的事情的书面记录。
责任：它清楚地概述了行动项目、截止日期和责任人，以确保问责制和后续行动。
结盟：它使团队与您的目标保持一致，因此每个人都可以全面了解自己正在做的事情。

会议备忘录的关键要素

结构良好的会议备忘录通常包括以下元素：

标题：包含会议的主题行、日期和与会者。
客观的：明确说明会议的目的。
议程：提供会议期间涵盖的主题的简要概述。
讨论：通常按照会议发生的顺序总结会议的主要讨论。
行动项目：该列表包括任务、完成期限以及负责人。
下次会议：如果适用，备忘录可能会提及下次会议的时间。

完美的会议备忘录示例

完美的会议备忘录应包括会议的所有重要细节。下面是一个例子：

主题行：季度营销回顾

日期：2023 年 10 月 20 日

致：营销团队

发件人：[您的姓名]、[您的职位]

大家好！

我希望你一切都好。我们最近的季度员工会议富有成效，我想与您分享一个简短的总结和行动计划。

客观的：

我们讨论了下一季度的营销策略和目标。

亮点：

我们讨论了我们的关键指标，发现我们的广告转化率有所下降。
我们审查了当前的策略，发现我们的受众定位过于广泛。
我们研究了竞争对手正在做的事情，发现拍卖比以前更具竞争力，我们的竞争对手推出了高性能的创意。
我们检查了客户反馈并确定了一些改进的机会。

行动项目：

修改我们的在线广告。业主：营销经理，截止日期：2023年11月15日
改进我们的网站内容。所有者：内容作者，截止日期：2023 年 12 月 10 日
密切关注我们的竞争。业主：销售经理，截止日期：进行中
设定更清晰的绩效目标。所有者：团队负责人，截止日期：2023 年 10 月 28 日

请查看这些项目，我们将在 2023 年 11 月 15 日讨论我们的进展。

感谢您的辛勤工作！

此致，

[你的名字]

[您的职位名称]

此备忘录示例传达了会议的目标、要点和行动项目。使用此备忘录示例作为您的团队遵循的清晰路线图。

如何在没有人工智能的情况下编写完美的会议备忘录

人工智能工具可以帮助编写会议备忘录，但了解手动过程很重要。您可以使用 4 个引导词来帮助您创建清晰的备忘录：

客观的：明确说明备忘录的目的。
观众：向目标收件人发送地址。
内容：简洁地组织信息。
行动：包括后续步骤和责任。

以下详细指南可帮助您创建使团队保持一致的备忘录：

第 1 步：定义您的目的

首先确定会议备忘录的主要目标。备忘录的主要目的是什么？您想向听众传达什么信息？考虑以下问题：

会议的原因是什么？
关键要点和行动项目是什么？
自会议召开以来，我是否需要传达任何重要信息或最新情况？

第 2 步：受众考虑

想想你的观众。您是向整个团队还是特定个人讲话？主要考虑因素包括：

是否有特定的团队成员需要采取行动？
什么样的详细程度是合适的？每个人都有他们需要的东西吗？

第三步：清晰简洁

保持你的备忘录清晰简洁。为了清晰和简洁，请考虑以下提示：

使用简单易懂的语言。
避免使用技术术语或行业特定术语。
考虑使用要点、标题和副标题来构建内容。

第 4 步：行动项目和截止日期

确保在员工会议备忘录中包含行动项目、职责和截止日期。这有助于确保您所讨论的内容得到完成。以下是有效解决行动项目和截止日期的方法：

清楚地列出会议产生的行动项目。
将职责分配给特定的团队成员。
包括完成任务的最后期限或目标日期。

这就是编写会议备忘录所需的一切，但是如果您根本不需要编写会议备忘录怎么办？通过访问会议记录，人工智能可以做到这一点！

推荐阅读：使用这 20 个模板撰写完美的会议纪要

如何使用人工智能编写会议备忘录

AI工具可以帮助您轻松创建会议备忘录。借助人工智能工具，例如塔克提克，您可以转录虚拟会议。以下是使用 Tactiq 的 AI 编写会议备忘录的分步指南：

下载 Taactiq Chrome 扩展程序：您可以在此处下载 Taactiq 的免费 Chrome 扩展程序。

记录并转录：安装 Tactiq 扩展程序后，即可在您首选的视频会议工具（Google Meet、Zoom、MS Teams 等）上录制会议。您将看到右侧的 Tactiq 小部件实时转录对话。

访问文字记录：会议结束后，会议记录将自动保存到 Tactiq 内的会议记录列表中，您可以搜索、查看和下载。

总结会议备忘录的要点：使用记录作为参考来总结重要的讨论、决定和行动项目。 Taactiq 的人工智能也会自动突出显示记录中的许多重要点。

通过遵循本指南，您可以创建内容丰富、简洁且符合团队目标的会议备忘录。在这里使用人工智能可以节省您的时间，并最大限度地降低忽略之前会议中重要细节的风险。

如何使用 ChatGPT 的 AI 编写会议备忘录

使用 ChatGPT 的 AI 还可以帮助您节省编写会议备忘录的时间。以下是使用 ChatGPT 编写带有示例提示的会议备忘录的分步指南：

第 1 步：获取通话记录（例如，使用 Tactiq）

使用 Taactiq 创建会议记录。您可以观看我们的教学视频这里。

第 2 步：选择提示

定下基调：选择与您想要的备忘录语气和风格相匹配的提示。例如：

“为我们的季度团队会议制作一份专业且内容丰富的备忘录。”

确定重要主题：指定您想要涵盖的主题。 ChatGPT 将使用此信息生成相关内容。例如：

“讨论备忘录中的财务绩效部分。”

确定可操作的项目：请求 ChatGPT 从会议讨论中识别可操作的项目和重要细节。提示示例包括：

“突出显示营销团队需要立即关注的行动项目。”
“列出销售部门讨论的任务的截止日期。”

第3步：ChatGPT生成内容

将脚本复制并粘贴到 ChatGPT 中。这为你的备忘录奠定了基础。
提供提示：向 ChatGPT 提供您之前选择的特定提示。

指南 ChatGPT：ChatGPT 将根据您提供的提示生成备忘录的各个部分。您可以通过更明确地提出您的请求来指导人工智能。例如：

“请解释一下新项目的目标和负责的团队成员。”

第 4 步：审核和编辑

人工监督：请务必检查 ChatGPT 生成的内容，以确保准确性和连贯性。
为了清楚起见编辑：编辑内容以使其清晰易读。您可以重新措辞、纠正语法并确保信息逻辑流畅。

通过使用 ChatGPT，您可以节省制作清晰且可操作的会议备忘录的时间。人工智能可以帮助创建备忘录，但请记住，您需要对其进行编辑以使备忘录更加精美和连贯。

关于如何编写完美会议备忘录的关键要点（无论有或没有人工智能）

以下是帮助您编写有效的会议备忘录的提示的快速摘要：

方法：请记住，备忘录记录了重要的会议细节和决定，而不是会议中的所有内容！
结构：结构良好的会议备忘录包括包含主题、日期和与会者的标题、目标声明、议程、讨论摘要、包含责任和截止日期的行动项目以及有关下一次会议的信息（如果适用）。
写作过程：在没有人工智能的情况下编写会议备忘录需要定义备忘录的目的、考虑受众、确保清晰度以及列出行动项目和截止日期。
使用 Tactiq：Tactiq 等人工智能工具可以帮助转录和总结以前的会议，获取亮点和关键见解，并展示行动项目。然而，个性化对于使备忘录具有吸引力和相关性非常重要。
使用 ChatGPT：ChatGPT 的人工智能可用于生成带有文字记录和特定提示的备忘录内容。不过您需要检查和编辑内容以确保准确性。

无论您使用人工智能还是手动完成，这些技巧都将帮助您创建完美的会议备忘录。