时间管理应用程序的 4 个优点和缺点

Reatha

2022-05-09

结合去年的世界精神卫生日，科技总部研究可以帮助员工了解工作时间和工作时间的使用情况的应用程序
具体来说，乔·格林（Joe Green）阐述了时间管理应用程序 - 权衡它们的优点和缺点，它们是否是帮助员工实现更好的工作与生活平衡的软件解决方案？

本文希望消除一些误解，并揭示在组织中部署时间管理应用程序的一些陷阱。它不会考虑个人时间跟踪器——应用程序的类型，通常由健身追踪器驱动，记录运动时间、睡眠或久坐时间、进食时间等。此外，这里不会考虑允许员工上下班打卡的时间管理应用程序。

这些页面上有趣的是在考虑安装和使用服务行业环境中常用的时间管理应用程序类型时应牢记的一些注意事项，这些应用程序记录工作日期间进行的活动。

一些管理应用程序基础知识

大多数记录时间的应用程序都是由员工本人使用的。以最简单的形式，工作人员将填写虚拟时间表全天记录他们正在从事哪个项目、为哪个客户或客户以及他们在该项目中进行了哪些活动。此外，还应该记录任何事件，例如往返客户会议、内部咨询所花费的时间、人力资源活动、员工社交活动等。

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— beproductive.ie 的 Moira Dunne (@beproductive_ie)2019 年 6 月 19 日

为什么要部署时间管理应用程序？

以下是在企业中部署时间管理应用程序的一些常见动机，编号供您参考。在它们下面，以相同的方式编号是发生的一些陷阱。希望有了这些知识，您的公司能够在安装和使用时间管理软件方面取得一些成功。

1. 更准确的计费或定价

特别是在服务行业，客户和顾客实际上是为代表他们花费的时间付费，因此计费很容易变得不准确。随着时间的推移，人们常常认为客户可能会获得太多了很划算。时间管理软件可以帮助跟踪代表他们花费了多长时间。

这方面的准确程度是值得认真考虑的一点。在一种极端情况下，员工办公桌上的电话系统只有在使用工作参考号解锁后才能使用，并且客户按分钟计费。另一方面，工作人员会在一天结束时猜测他们的活动。在哪里提出您的要求取决于您 - 但在决定之前请阅读下一部分。

2. 更好的成本与收入分析

盈利能力的方程式是一个相对简单的方程式。当您的客户或客户为产品或服务付款时，应从客户为“小部件”支付的价格中减去劳动力成本。最简单的劳动力成本就是您向员工支付的小时工资。如果小部件成本减去劳动力成本结果显示不利，那么您就会赔钱。但是，要了解单个小部件的生产花费了多长时间，您将需要时间管理应用程序。

当然，公司也会产生大量其他成本，需要将其纳入更广泛的计算中，但如果上面的基本方程在两个数字之间产生了相当大的差异，那么你就走在正确的轨道上。

3. 减少非计费时间

并非每个员工一天中的每一分钟都花在计费工作上。还有许多其他活动，例如参加内部会议、团队简报会、往返远程站点的时间，可能还包括与同事进行一些社交活动。

您可以将非计费时间细分为“内部会议”或“旅行”等类别，或者只是将非客户关注时间分配到中央成本“锅”中。同样，准确度取决于您。

4. 确保员工专注或达到 KPI

在特定设置中，例如客户服务中心、呼叫中心或销售环境，花在电话上或在键盘上处理文本查询的时间是所付出努力的关键指标。销售人员需要花费大量时间与潜在客户交谈。服务台工作人员需要一对一地与客户互动并解决他们的问题。时间管理应用程序可以帮助确定这种情况是否正在发生。

使用时间管理应用程序的陷阱是什么？

1. 更准确的计费=惹恼现有客户

时间管理练习经常表明，员工为解决客户的关注和需求投入了过多的时间。向现有客户收取“更真实”的金额可能会让人感到震惊：毕竟，上个月账单上详细说明的相同任务使客户花费的费用要少得多！为什么要改变？准备好一个好的答案吧！

此外，由于您意识到自己卖空了服务而导致价格上涨，可能会吓退一些新客户——尽管在某些领域，价格昂贵有一个显着的特点：只要确保交付即可。

2. 更好的成本与收入=员工不满

在许多工作场所，员工已经感到有动力，大多数人会说他们为了生计而努力工作——这是人性。要求员工在相同（或更少）时间内取得相同或更好结果的压力可能会受到员工的不满，认为雇主不公平。

在某些情况下，您可能会发现员工开始在时间管理平台上歪曲他们的活动，从而否定了其大部分内容有理由。

3. 减少非计费时间=客户的账单增加

当被要求详细说明日常活动时，员工可能会感到不舒服，特别是如果让他们觉得不计费的时间在某种程度上是“浪费”。此外，有些人倾向于在短暂、集中的突发情况下工作得更好，而另一些人则需要更长的时间才能达到相同的目标。在这种情况下，前者的非计费工时比例会很高，但可能会产生出色的结果。与以往一样，这是一个向经理展示如何部署时间管理解决方案以及如何将结果转化为人力资源政策的案例。

4.员工达到关键绩效指标=员工创造性地浪费时间

选择根据 KPI 衡量员工绩效的方法是一个微妙的问题。如果您的销售团队预计将 80% 的时间花在电话上，那么他们就会这么做——但这不一定是效率的衡量标准，也不能保证结果。拿起电话寻找薄弱的线索只是为了达到电话时间的 KPI，这是一件简单的事情。