如何在 Outlook 中重新安排會議

Jacki

2025-09-11

重新安排的情況比您想像的要頻繁：客戶在最後一刻取消，項目截止日期發生變化，或者另一個會議被刪除在您的日曆上。如果您使用 Microsoft Outlook，了解如何重新安排會議可以讓每個人保持一致並避免混亂。

本指南將引導您完成確切的步驟、特殊場景和最佳實踐，以便您可以放心地更新 Outlook 會議。

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展望日曆

圖片來自微軟

您可能需要修改預定會議的原因有很多。常見的包括：

優先事項相互衝突– 另一個活動與您的會議時間重疊。
緊急情況– 需要立即關注的意外問題。
新的優先事項– 項目截止日期或任務發生變化，需要重新安排會議時間。

在每種情況下，在 Outlook 中重新安排會議都可以讓每個人都保持同步。更新會議詳細信息可確保新的日期和時間顯示在每個與會者的 Outlook 日曆上，避免與原始會議混淆。

💡提示：Tactiq 實時轉錄您的會議並創建即時摘要，因此即使重新安排會議，您的團隊仍然有清晰的筆記和行動項目可以繼續推進。

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如何在 Outlook 中重新安排會議

按照以下步驟將現有會議移至新的日期或時間。

1. 打開 Outlook 日曆

開始於展望日曆。在桌面或網絡上，從導航欄中選擇日曆圖標。在移動設備上，點擊應用程序底部的日曆。此視圖顯示您安排的所有會議、約會和活動。

2. 找到要重新安排的會議

找到預定的會議你想要改變。如果是一次性會議，只需雙擊打開它，然後選擇編輯。對於一個定期會議，系統會詢問您是否要編輯整個系列或僅編輯一個會議。選擇適合的選項。

3. 編輯會議詳細信息

在會議窗口中，更新您需要的信息：

更改日期或時間段。
調整地點或會議標題。
如果有新人加入，請編輯與會者列表。

4. 添加給與會者的消息（可選）

解釋一下這一變化是個好主意。在註釋字段中添加一條短信，以便與會者了解會議時間更改的原因。

5. 發送更新

完成更改後，選擇發送。 Outlook 將保存新的詳細信息並自動通知所有與會者。如果您僅更改了與會者列表，Outlook 可以僅通知新的或已刪除的人員，而不是向所有人發送新的會議邀請。

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特殊場景和故障排除

有時重新安排並不那麼簡單。以下是如何處理特殊情況並解決常見問題。

重新安排系列中的單個會議

如果您的會議是定期會議的一部分，則當您雙擊該會議時，Outlook 會向您提供選項：

本次活動– 此選項允許您僅更改一次會議。
本次活動及後續所有活動– 此選項允許您更新此事件和所有未來事件。
系列中的所有活動– 此選項允許您將更新應用於整個系列。

這種靈活性使您可以保持原始會議系列的完整性，同時僅調整必要的內容。

閱讀更多：在 Outlook 中取消會議：快速指南

如果您不是組織者

只有會議創建者才能更改會議。如果您不是組織者，則無法編輯會議詳細信息。反而：

發送快速電子郵件或聊天請求以詢問新的日期。
建議新的會議邀請和其他時間。

在 Outlook 中重新安排 Teams 會議

對於與 Microsoft Teams 鏈接的 Outlook，更改的工作方式相同。當您更新 Outlook 會議時，團隊會自動邀請更新。如果您經常在 Teams 中開會，您可能還想了解如何將 Microsoft Teams 添加到 Outlook。

常見問題及解決方法

重新安排會議並不總是順利。一些常見問題包括：

更新失敗– 檢查您的互聯網連接並重試。
缺少通知– 確認您選擇了“發送”，以便與會者收到通知。
重複出現的項目錯誤– 重新打開事件並選擇編輯單個事件或整個系列。

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重新安排會議的最佳實踐（禮儀和生產力）

如果您牢記禮儀和生產力，重新安排會議可以順利完成。這些技巧有助於減少干擾，同時保持溝通暢通。

給予足夠的通知– 你越早通知人們，他們就越容易調整。當日更改可能會打亂日曆，而提前幾天通知則顯示了對每個人時間的尊重。
提供替代方案– 不要只提出一個新的會議時間，而是分享兩個或三個選項。這樣可以更輕鬆地鎖定適合所有與會者的時段。
保持透明– 使用會議邀請中的註釋字段簡要解釋發生更改的原因。清晰的背景可以減少挫敗感並有助於維持信任。
限制干擾– 請記住不同的時區和工作時間。在正常時間之外重新安排的會議可能會降低參與度和生產力。
如果需要取消– 有時最好的選擇是根本不移動會議。如果議程不再相關，取消會議可能會更有效。

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使用 Tactiq 在重新安排 Outlook 會議時保持井井有條

當您在 Outlook 中重新安排會議時，保持團隊一致與改變時間一樣重要。

Taactiq 與 Zoom、Microsoft Teams 和 Google Meet 連接，捕捉每一次對話，並將其轉化為清晰、可操作的更新。

實時轉錄– 獲取準確、實時的成績單，這樣您就永遠不會忘記導致重新安排的原因。
AI會議紀要– 接收反映更新的會議詳細信息的即時摘要和行動項目，幫助遠程團隊保持異步協調。
內置人工智能問答– 提出有關會議的自定義問題並立即獲得答案，這樣您就可以澄清細節，而無需翻閱筆記。
自定義 AI 提示和工作流程– 重新安排後自動執行任務，例如起草後續電子郵件、創建文檔或更新項目板。

如果您經常依賴不同的集成，您可能還想探索

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總結

在 Outlook 中移動會議通常是不可避免的，但不需要中斷您的工作流程。在 Outlook 日曆中進行一些快速編輯就足以調整時間、更新詳細信息並讓參與者了解情況。

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有關在 Outlook 中重新安排會議的常見問題解答

您如何重新安排會議？

打開 Outlook 日曆，雙擊會議，編輯詳細信息，然後選擇發送通知與會者。

如何重新安排現有會議？

在 Outlook 日曆中找到會議，在會議窗口中更新日期、時間或詳細信息，然後發送更新。

如何重新安排系列會議中的單個會議？

雙擊事件，然後選擇本次活動更改單個事件而不編輯整個系列。

如果我不是組織者，如何重新安排會議？

只有會議的設置者可以編輯會議。如果您不是組織者，請通過電子郵件或聊天請求新的時間。

通知與會者重新安排的會議的最佳方式是什麼？

始終使用 Outlook發送更新選項。它會更新日曆活動並向所有與會者發送新的會議邀請。

如何在 Outlook 中重新安排會議